Fases o
etapas de estudios administrativos
1er etapa
-
Estudio preliminar definición del objetivo y determinación del
mandato
A través de
un examen preliminar y conversaciones que se mantienen con el ejecutivo que
encargo la tarea y con los jefes de la organización, se lleva a un acuerdo
sobre el o los problemas a resolver. El estudio preliminar posibilita la
definición del objetivo del mandato.
El objetivo
es la meta a alcanzar en un análisis de sistema. En algunos casos se define en
la forma concreta antes de dar los primeros pasos del estudio. En otras
ocasiones, el objetivo se define en general en esa oportunidad y a medida que avanza la investigación, se va
concretando el mismo con más detalles.
2da etapa
-
Planeamiento del proyecto Presentación del plan de trabajo
Persigue el
propósito de lograr el mayor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales con que se desarrollara la actividad del análisis. Se determina el
pala de acción con el objeto de minimizar el costo de la tarea, tanto del
análisis como del resto del a organización. Es conveniente presentar el plan de
trabajo a la autoridad lo que encomendó a fin de desarrollar el proyecto sobe
la base de un acuerdo.
3ra etapa
-
Relevamiento, recolección de datos y de hechos
Es la etapa
de búsqueda e investigación (relevamiento detallado) durante la cual el
analista recoge y registra información (convirtiendo datos en hechos). Se
pretende, al finalizar esta etapa, que el analista halla asimilado la tarea
investigada, en forma tal que esté en condiciones de realizar el trabajo de
cualquier de los puntos involucrados en el estudio, excepto que se trate de una
función técnica.
4ta etapa
-
Diagnóstico, evaluación de análisis e los hechos
La
información recogida de la etapa anterior, se analizan los diversos elementos
disponibles y se obtienen las primeras conclusiones sobre la conveniencia del
rediseño de los procedimientos o su mantenimiento, y sobre la necesidad o no
del mejoramiento de los métodos.
Es decir se evalúa
la eficiencia del sistema actual con respeto a su finalidad.
5ta etapa
-
Diseño y desarrollo del nuevo procedimiento, diseño global,
presentación del informe con el proyecto del nuevo procedimiento, diseño en
detalle
Antes de
llegar a la solución definitiva del problema se estudia la posibilidad de
implementarla. Esta etapa comprende 1 diseño global o sea la definición de los
objetivos, componentes costos de nuevos sistemas 2 estudios de factibilidad o
justificación del proyecto, y selección de la alternativa más conveniente 3 presentaciones
del informe con el proyecto del nuevo procedimiento 4 Diseño detallado o
especificación. El informe es el elemento donde se vuelcan los resultados de la
tarea realizada. Es la forma en que el analista se comunica con el directivo
que encomendó el mandato es la proposición de solución al problema planteado.
No es imprescindible considerar a este paso en forma aislada de los anteriores;
por el contrario, en la práctica la presentación del informe es corolario del
desarrollo del nuevo procedimiento. Sin embargo, en este texto se muestra el capítulo
serado por razones exclusivamente didácticas.
6ta etapa
-
Implementación instalación del nuevo procedimiento
Suponiendo
la aprobación del contenido del informe por parte de la dirección superior,
corresponde ejecutar lo proyectado. Esta etapa comprende el planeamiento y
programación del a instalación, y la preparación y puesto en marcha. La
participación de analista en esta etapa es activa, en el sentido de que debe
verificar el cumplimiento de las instrucciones previamente formuladas, para
asegurar el éxito de la instalación. Además debe participar de la solución de
los problemas no previstos y brindar las soluciones que requieran las
circunstancias.
7ma etapa
-
Seguimiento y control, auditoria de sistemas
Todo sistema
tiene una determinada vida útil. Pasado un periodo se modifican las condiciones
originarias y nuevas circunstancias obligan. Por otras pate, ningún analista
debe pensar que automáticamente sean cumplidos siempre existe la posibilidad de
errores de interpretación por parte del personal encargado de ejecutar esas
instrucciones, incluso pueden presentarse en la etapas de instalación excepciones
no consideradas durante el diseño del sistema. Todo esto obliga aun proceso de
seguimiento y control permanente del analista sobre el sistema en marcha. El
seguimiento persigue el propósito de consolidar el sistema implantado.
Planeación
Planear consiste en determinar con anterioridad el marco de acción que
se va a llevar a cabo.
Cuando el gerente planea está estructurando el desarrollo de una acción
para el futuro utilizando premisas analíticas y limitaciones, en forma
coordinada y consciente a fin de conseguir unos objetivos o metas propuestas.
La planeación es uno delos
primeros pasos del proceso administrativo donde se determina los resultados
que pretende alcanzar el grupo social.
Determina
planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa
y se subordinan a los Planes Estratégicos.
La necesidad
de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que
constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos,
políticos, sociales, culturales.
Consiste en fijar
el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos.
La Ejecución en
la Administración
La ejecución es el proceso
dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y
organizada. Al respecto Ferry dice que “en la práctica, muchos gerentes creen
que la ejecución es la verdadera esencia de la administración. La ejecución trata
exclusivamente con personas.
La motivación de la
voluntad del ser humano está relacionada con sus impulsos, mediante sus
aspiraciones en la vida.
El carácter y personalidad
del que manda afecta la ejecución
Hay tres tipos de
directores: el que debido a ser desconfianza y a pesar de haber entrenado y
examinado al individuo, vigila e interrumpe tanto al ejecutante de la obra que
le hace imposible desarrollar sus propias habilidades; otro es el que descuida
excesivamente a sus subalternos, motivando el fracaso; y por último el que
capacita teórica y prácticamente a sus colaboradores les observa atentamente, y
ayuda en lo que sea necesario a la realización de la labor.
Métodos de Ejecución en la
Administración
• Tomar medidas del
rendimiento
• Revisar los informes
• Mantener reuniones para
identificar los problemas antes de que aparezcan
• En caso de desviaciones
poner en práctica las acciones correctivas necesarias
• Coordinar las tareas
• Motivar y liderar a los
empleados, recompensar y disciplinar
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